Kennenlernen der Oberfläche und grundlegende Funktionsweise

Für das Tabellenkalkulationsprogramm Calc öffnen Sie den Pfad Startbutton -> Anwendungen -> Büroprogramme -> „Tabellenkalkulation“. Mit Start des Programms öffnet sich eine neue Arbeitsmappe, die als Container für alle zugehörigen Arbeitsblätter fungiert. Standardmäßig befindet sich im Blattregister (unten links) ein Arbeitsblatt (bezeichnet als „Tabelle 1“). Es können bis zu 255 Arbeitsblätter parallel angelegt werden. Zum Umbenennen des Arbeitsblatts genügt ein Doppelklick auf den entsprechenden Reiter im Blattregister. Zum Anlegen neuer Arbeitsblätter klicken Sie auf das grüne Pluszeichen im Blattregister. Möchten Sie ein Arbeitsblatt löschen, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Reiter. Planen Sie Ihre Tabelle zu einem späteren Zeitpunkt in eine Datenbank zu importieren, so sollten Sie nur mit einem Arbeitsblatt arbeiten. Am besten speichern Sie Ihre Datei nun zunächst in der Cloud ab, damit Sie stets darauf Zugriff haben: Datei -> Speichern unter -> Cloud -> Documents Wir benennen unsere Datei „calctest“. Standardmäßig wird die Datei als „.ods“ (Open Document Spreadsheet) abgespeichert. Mit Klick auf „Dateityp“ kann zwischen mehreren Dateiendungen gewählt werden, u.a. auch CSV, welches sich besonders für den Import in phpMyAdmin-Datenbanken eignet. Eine Calc-Datei kann auch zu einem späteren Zeitpunkt in eine importierbare CSV-Datei umgewandelt werden.

Arbeitsblatt Ein Arbeitsblatt beruht auf einem Koordinatensystem. Die Spalten liegen auf der x-Achse und werden durch die Buchstaben A-Z (mit Wiederholungen, also AA, BB etc.) gekennzeichnet. Die Zeilen liegen auf der y-Achse und werden mit den Ziffern 1 bis 1048576 durchnummeriert. Die Kreuzungspunkte von Zeilen und Spalten werden als Zellen benannt. Jede Zelle hat durch das Koordinatensystem eine eindeutige Adresse, z. B. „A1“ oder „F26“ (= Zellenbezugsystem). Zentraler Unterschied zu Datenbankentwicklungssoftware wie Microsoft Access/LibreOffcie Base: Außer seiner bezeichnenden Funktion hat der Name einer Zelle keine Aussagekraft. Es gibt keinen Primärschlüssel, die Zeilennummerierung ist variabel. Werden Spalten oder Zeilen gelöscht, so hat dies keine Auswirkung auf die Struktur. Das Tabellenfeld wird am oberen Rand durch die Bearbeitungsleiste begrenzt. Dort befindet sich das Namenfeld. Dieses zeigt immer die aktive Zelle an, d.h. die Zelle, in der sich der Cursor gerade befindet. Durch die Eingabe eines Zellbezugs (z. B. „C15“) springt der Cursor in die gewünschte Zelle. Möchten sie eine Zelle mit einem Namen versehen, so aktivieren Sie das Namenfeld mit einem Doppelklick und geben Sie den gewünschten Namen ein. Über den Reiter neben dem Namenfeld können Sie ab sofort immer direkt zu dem benannten Feld springen. Dies ermöglicht ein bequemes Navigieren durch größere Datensammlungen.

Namenfeld und Eingabezeile Neben dem Namenfeld befindet sich die Eingabezeile zur Eingabe von Funktionen. Die Zeile zeigt den Inhalt der aktiven Zelle an, also einen Wert (Zahl, Text) oder eine Berechnung (Funktion). Über den Reiter rechts von der Eingabezeile lässt sich diese aufklappen, was bei der Eingabe von längeren Funktionen sinnvoll ist. Auf die Icons neben der Eingabezeile werden wir bei den Funktionen zurückkommen.

Statusleiste Wenden wir uns nun dem unteren Ende der Anzeige zu. Dort befindet sich die sogenannte Statusleiste. Die verschiedenen, mehr oder weniger nützliche Hinweisen zum aktuellen Programmstatus aktivieren Sie jeweils mit einem Doppelklick auf das entsprechende Feld. Diese sind im Einzelnen (von links nach rechts): Navigator (Zum Navigieren u.a. zwischen einzelnen Arbeitsblättern) – Seitenvorlage („Standard“ – von Änderungen wird abgeraten) – Funktionsfeld (Rechtsklick zur Auswahl von Standard-Rechenoperationen, z.B. Mittelwert, Summe, Anzahl etc. – markiert man mehrere Zellen im Arbeitsblatt, so wird hier automatisch die entsprechende Operation durchgeführt; Beispiel Mittelwert: gibt man in die Zellen B3, B4, B5 folgende Zahlenwerte ein: 5, 6, 7 und markiert diese Zellen im Anschluss, so wird im Funktionsfeld „Mittelwert = 6“ angezeigt) – Zoomregler, daneben noch „Maßstab&Ansichtslayout“, anhand dessen ebenfalls die Ansicht geändert werden kann

Menü, Kontextmenü und Tastenkürzel Das Menüband umfasst folgende Reiter: Datei – Bearbeiten – Ansicht – Einfügen – Format – Extras – Daten – Fenster – Hilfe [vllt noch ergänzende Infos zu den einzelnen Reitern; z.B. bei Datei: „Zuletzt benutzte Dokumente“ / „Versionen“ – um stets eine neue Version zu speichern] Die meisten bzw. wichtigsten Befehle, die sich hinter den einzelnen Reitern verbergen, können bequem mit der Maus oder über Tastenkürzel (Shortcuts) ausgeführt werden. Daher sollen die wichtigsten im Folgenden angeführt werden: Strg A – Alles markieren (alternativ kann in das Feld zwischen A und 1 geklickt werden) Strg C – Kopieren Strg X – Ausschneiden Strg V – Einfügen Strg Z – Rückgängig Strg Y – Wiederherstellen Strg F – Suchen Strg H – Ersetzen Strg S – Speichern Strg O – Öffnen Strg Mausrad – Ansicht vergrößern bzw. verkleinern Diese Tastenkombinationen gelten für sämtliche Microsoft Office bzw. LibreOffice Programme. Hinzu kommt das Kontextmenü, welches sich durch einen Rechtsklick auf eine Zelle öffnet. Dort sind einige zentrale Befehle zu finden, z.B. „Zellen einfügen“, „Zellen löschen“, „Inhalte löschen“ mit den jeweils zugehörigen Optionen. Auch lassen sich Kommentare einfügen, die anschließend als rotes Dreieck in der rechten oberen Ecke einer Zelle finden; beim Überfahren mit dem Cursor wird der Kommentar angezeigt. Navigation im Arbeitsblatt Enter -> Zelle darunter Umschalt Enter -> Zelle darüber Tab -> Zelle rechts daneben Umschalt Tab -> Zelle links daneben Bild Auf/Ab -> Sprung um eine Bildschirmseite nach oben/unten Strg  -> Sprung zur Begrenzung der x-Achse (= Spalte „AMJ“) Strg  -> Sprung zurück zur ersten Spalte der x-Achse („A“) Strg ↑ -> Sprung zur Begrenzung der y-Achse (= Zeile 1048576) Strg ↓ -> Sprung zurück zur ersten Zeile der y-Achse (1) [d.h. der äußerste Zellenbezug, der definiert werden kann, ist „AMJ 1048576“)

Veränderung der Zellenstruktur Zellen markieren Um eine Spalte komplett zu markieren klickt man auf den entsprechenden Spaltenkopf auf der x-Achse. Selbiges gilt für das Markieren einer Zeile durch Anklicken des Zeilenkopfes. Ein Rechtsklick öffnet das zugehörige Kontextmenü. Dort lassen sich u.a. Spalten einfügen oder die markierte Spalte löschen. Zellen können ansonsten entweder mit der Maus oder über die Tastatur markiert werden. Maus: Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste den Cursor über den gewünschten Zellbereich. Sofern nur einzelne Zellen, nichtzusammenhängende Zellen markiert werden sollen, klicken Sie die gewünschten Zellen bei gedrückter Strg-Taste an. Tastatur: Shift+Umschalt+Pfeiltasten Strg+Shift+Pos1 – markiert wird der Bereich ab der Cursorposition bis zur Zelle A1 Strg+Shift+Ende – markiert wird der Bereich ab der Cursorposition zu der untersten, mit Inhalt gefüllten Zelle

Dateneingabe im Arbeitsblatt Die Zellen im Arbeitsblatt dienen zur Eingabe von Daten. Mit den eingegebenen Werten können Berechnungen vorgenommen werden. Prinzipiell gilt: Während die Spalten den Variablen entsprechen (z.B. Merkmale), werden in die Zeilen die Untersuchungseinheiten (z.B. Personen) eingegeben. Zahlen bzw. Werte, die für Berechnungen in Frage kommen, werden rechtsbündig, Text dagegen linksbündig in der Zelle angeordnet. Um eine Dateneingabe abzubrechen, müssen Sie lediglich Esc drücken. Drücken Sie F2 oder per Doppelklick in eine Zelle, um ihren Inhalt zu bearbeiten. Ausfüllfunktion – Datenreihen automatisch erstellen Mit Hilfe der Ausfüllfunktion können automatisch Aufzählungen generiert werden. Nehmen wir an, in der Zelle C1 befindet sich die Zahl 1. Klicken Sie nun auf die Zelle. Es erscheint ein schwarzes Kästchen im rechten unteren Eck. Fahren Sie über dieses Kästchen, so wechselt der Cursor die Form zu einem Kreuz. Klicken Sie mit der linken Maustaste das Feld an und ziehen es nach unten. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint eine, von 1 aufsteigende Zahlenreihe (1,2,3,4,5 etc.). Markieren Sie dagegen zwei untereinanderliegende Zellen selben Inhalts (z. B. 1) und ziehen diese auf, so wird die Zahl 1 in die darunterliegenden Zellen kopiert. Ausfülloptionen beim Kopieren von Daten Standardmäßig werden beim Kopieren sowohl die Daten als auch die ihnen zugrundeliegenden Funktionen kopiert. Möchte man jedoch nur die Daten als Werte ohne Funktionen kopieren, so wählt man mit einem Rechtsklick an der gewünschten Stelle im Kontextmenü „Inhalte einfügen aus“ und bestätigt mit OK. [hier sind Benutzer der Auto-Ausfüllfunktion von Excel etwas gefordert]