Berechnungen in Calc - Teil 1: Von Formeln und Funktionen

From DHVLab

Alle verwendeten Daten und Aussagen sind frei erfunden und spiegeln keine realen Verhältnisse wieder.
Zur besseren Nachvollziehbarkeit empfehlen wir Ihnen, die in der Beispieldatei vorgehaltenen Daten für Ihre Berechnungen zu verwenden, um das Erreichen des Lernerfolges besser nachprüfen zu können.

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Vorbereitung

Geben Sie in Ihre Datei zunächst die Spaltenbezeichnungen aus der Beispieldatei ein. Zum Anpassen der Spaltenbreite an die Namen doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf die Trennlinie zwischen zwei Spaltenköpfen.
Auch wenn wir mit unserem Beispiel keinen Designpreis gewinnen möchten, so sei an dieser Stelle darauf verwiesen, dass selbstverständlich Ihrer gestalterischen Freiheit keine Grenzen gesetzt sind. Einige gängige und sinnvolle Design-Anpassungen:

  • Überschrift zentrieren: Markieren Sie die Zeile bis zum Ende der von Ihnen angelegten Tabelle und klicken Sie auf "Zellen verbinden und zentrieren".
  • Schriftgröße anpassen
  • Spaltenüberschriften fett markieren
  • Trennlinien einfügen: Markieren Sie eine Zeile und klicken Sie auf "Umrandung". Wählen Sie aus, wo die Trennlinie eingefügt wird.

Calc verfügt über eine große Zahl an Funktionen, die es zu einem wirkungsvollen Programm machen. Es stehen Funktionen beispielsweise für mathematische und statistische Berechnungen, für die Bearbeitung von Text, zum Nachschlagen oder Konvertieren von Werten oder zum Zählen von Zellen und Zahlen zur Verfügung. Jede Funktion gibt immer genau einen Wert zurück. Der Datentyp des Rückgabewertes ist abhängig von der durchgeführten Operation. Im Blick auf Formeln und Funktionen wenden wir uns zunächst der Summenfunktion zu, da wir an dieser einfachen Funktion ihre einzelnen Bestandteile und die allgemeine Funktionsweise kennenlernen werden.

Bestandteile einer Funktion

  • Eine Funktion beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen =
  • Es folgt der lautmalerische Funktionsname, der die Aufgabe der Funktion beschreibt
  • Es folgt die Argumentliste, begrenzt durch runde Klammern
    • die Argumentliste enthält die Argumente, mit Hilfe derer die Funktionsaufgabe erledigt werden kann.
    • Argumente können Text/Zahlen oder ein Verweis auf eine Zelle/einen Zellbereich oder eine Liste von Zellen sein.
  • Verschiedene Arten von Operatoren
    • Bezugsoperatoren:
      • Doppelpunkt definiert einen Zellbereich (hier: B5:B16)
      • Eine Liste von Zellen wird durch trennende Semikolon erstellt (z.B. B5; B6; B7;)
      • Ein Leerzeichen zwischen zwei definierten Zellbereichen bildet eine Schnittmenge zwischen den beiden Angaben (B5:B16 C5:C16)
    • Arithmetische Operatoren:
      • Sie dienen zur Berechnung eines Wertes (z.B. B1+B2). Folgende Operatoren sind möglich:
        +, -, *, /, ^ (Potenzierung), % (Division durch Hundert); es gilt die mathematische Syntax (Klammerregeln beachten!)
    • Vergleichsoperatoren
Operator Operation Beispiel Ergebnis
= ist gleich 4 = 9 falsch
< kleiner als 3 < 5 wahr
> größer als 6 > 4 wahr
<= kleiner gleich als 6 <= 9 wahr
>= größer gleich als 4 >= 10 falsch
<> ungleich 8 <> 2 wahr
  • Operanden, als Platzhalter für Werte (Text-, Zahlenwerte); sie werden direkt in die Formel eingegeben (hier: B5 und B16). Es kann sich dabei auch um andere Funktionen handeln; ihr Ergebnis wird als Wert zurückgegeben, der dann verarbeitet wird.
  • Konstante Werte werden in eine Funktion eingebunden, in dem man sie in Anführungszeichen setzt.

Ist eine Formel aktiv, so werden die einbezogenen Zellen farbig umrahmt.
Um eine Formel inaktiv zu setzen, genügt ein Hochkomma vor dem Gleichheitszeichen: '=SUMME(B5:B16)

Das Beispiel der Summenfunktion

Möglichkeit 1

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Summe einzugeben. Beginnen wir - um die Gesamtbesucherzahl eines Jahres für die Alte Nationalgalerie Berlin zu ermitteln - mit der einfachsten Variante:

  1. Klicken Sie mit der Maus in die Zelle, in der die Summe berechnet werden soll (hier: B17, neben "Gesamt")
  2. Klicken Sie auf das Summensymbol Σ neben der Eingabezeile. Daraufhin wird automatisch ein Funktionsvorschlag gegeben (=SUMME(B5:B16)). Der Bereich, der in die Summe einbezogen werden soll, wird durch einen farbigen Rahmen eingefasst.
  3. Bestätigen Sie durch die Eingabetaste (oder alternativ durch Anklicken des Icons "Übernehmen").

Sie erhalten als Ergebnis die Gesamtbesucherzahl eines Jahres für die Alte Nationalgalerie Berlin.

Möglichkeit 2

Für das Museum Kunstpalast Düsseldorf versuchen wir eine weitere Variante der Funktionseingabe: Hierzu klicken wir auf das Icon "Funktionsassistent", welches sich neben dem Summenzeichen befindet. Im Funktionsassistenten sind in der linken Spalte alle verfügbaren Funktionen aufgelistet. Wählen Sie nun die Funktion "SUMME" aus. Rechts wird daraufhin die Syntax der Funktion (=SUMME(Zahl1; Zahl2; …)) und eine Kurzbeschreibung angegeben ("Summiert die Argumente"). Geben Sie nun in das Summenfeld ein: =SUMME( Beim Eingeben der öffnenden Klammer öffnet sich der Eingabeassistent. Dieser ist Ihnen bei der Auswahl der betroffenen Zellen behilflich. Sie könnten nun alle Zellen, die in die Summe einbezogen werden sollen (hier: Monate Januar-Dezember), einzeln eingeben, getrennt jeweils durch ein Semikolon. Sinnvoller ist es, den betroffenen Zellbereich zu definieren, indem nur der Startwert (hier: Januar) sowie der Endwert (hier: Dezember) angegeben werden, verbunden durch einen Doppelpunkt. Damit wird der gesamte Bereich erfasst (=SUMME(C5:C16)). Bestätigen Sie mit OK.

Möglichkeit 3

Funktionen können auch direkt in die gewünschte Zelle oder die Eingabezeile eingegeben werden. Dies ist der einfachste und gängigste Weg, wenn man die entsprechende Formel kennt. Für die Alte Pinakothek München wenden wir dieses Verfahren an:
Doppelklicken Sie in das Feld D17. Geben Sie =SUMME( ein. Schon nach den ersten Buchstaben erscheint ein Funktionsvorschlag durch Calc. Geben Sie nun die entsprechenden Werte ein (D5:16); alternativ können Sie auch die entsprechenden Zellen anklicken. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste.

Übertrag einer Funktion

Sie kennen nun die drei Varianten der Eingabe einer (Summen)Funktion in Calc. Wenn Sie wie im vorliegenden Fall mehrere Felder haben, in denen dieselbe Berechnung durchgeführt werden soll (hier: Gesamtbesucherzahl für versch. Museen), so ist es ausreichend, wenn Sie die Funktion nur einmal eingeben und durch Aufziehen der Zelle auf andere betroffene Zellen erweitern:
Hierfür klicken Sie das Feld D17 (Gesamtwert Alte Pinakothek München) an, klicken auf das kleine schwarze Kästchen unten rechts und ziehen mit dem Cursor via E17 nach F17. Somit übertragen Sie die Funktion bequem auf diese Felder.

Allgemein gilt: Bei Formeln handelt es sich um Berechnungsanweisungen. Verändert sich ein Wert innerhalb des von der Formel abgedeckten Zellenbereiches, so aktualisiert sich das Ergebnis automatisch (Test: Geben Sie in das Feld D7 anstelle "30475" die Zahl "31475" ein).

Weitere grundlegende Funktionen

An dieser Stelle möchten wir noch ein paar weitere, grundlegende Funktionen kennenlernen:

  • Mittelwert:

Wie viele Besucher kommen über das Jahr verteilt durchschnittlich in die Alte Nationalgalerie zu Berlin? Geben wir hierzu die Formel für den Mittelwert samt der Grenzen des Zellbereichs [B5 = Januar, B16 = Dezember] ein:
=MITTELWERT(B5:B16) Zur Kontrolle können Sie den Zellbereich B5:B16 mit dem Cursor markieren und im Funktionsfeld der Statusleiste durch Rechtsklick die Rechenoperation "Mittelwert" auswählen.

  • Minimum-Wert:

In welchem Monat sollte der Kunstpalast Düsseldorf eine Renovierungsmaßnahme durchführen? Sinnvoll erscheint der Monat mit der geringsten Besucherzahl. Geben wir hierzu die Formel für den Minimum-Wert ein: =MIN(C5:C16)
Schöner ist natürlich, wenn nicht der Wert an sich angegeben wird, sondern der entsprechende Monatsname. Um diesen angezeigt zu bekommen, müssen mehrere Calc-Funktionen miteinander verkettet werden:
INDEX(A5:A16) liefert den Inhalt aus den Monatsnamen
VERGLEICH(C5:C16) findet in einem Zellbereich den gewünschten Wert; dieser ist in unserem Fall der Minimalwert, weshalb wir in die Funktion VERGLEICH die oben angeführte Funktion MIN(C5:C16) einbinden.
Dies ergibt folgende Formel:
=INDEX(A5:A16;VERGLEICH(MIN(C5:C16);C5:C16;0))
Das Ergebnis lautet: September

  • Maximum-Wert:

Im Gegensatz dazu möchte die Alte Pinakothek im besucherreichsten Monat mehr Personal für Führungen einstellen; welcher Monat ist dies?
=MAX(D5:D16)
Auch hier ist die Ausgabe als Monatsname sinnvoll. Wenden wir daher erneut die INDEX-Funktion mit dem VERGLEICH an:
=INDEX(A5:A16;VERGLEICH(MAX(D5:D16);D5:D16;0))
Das Ergebnis lautet: März



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