Kennenlernen der Oberfläche und grundlegende Funktionsweise

From DHVLab

Das Tabellenkalkulationsprogramm Calc öffnen Sie über den Pfad Startbutton -> Anwendungen -> Büroprogramme -> Tabellenkalkulation. Mit Start des Programms öffnet sich eine neue Arbeitsmappe, die als Container für alle zugehörigen Arbeitsblätter fungiert. Standardmäßig befindet sich im Blattregister (unten links) ein Arbeitsblatt (bezeichnet als "Tabelle 1"). Es können bis zu 255 Arbeitsblätter parallel angelegt werden. Zum Umbenennen des Arbeitsblatts genügt ein Doppelklick auf den entsprechenden Reiter im Blattregister. Zum Anlegen neuer Arbeitsblätter klicken Sie auf das grüne Pluszeichen im Blattregister. Möchten Sie ein Arbeitsblatt löschen, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Reiter. Planen Sie Ihre Tabelle zu einem späteren Zeitpunkt in eine Datenbank zu importieren, so sollten Sie nur mit einem Arbeitsblatt arbeiten.

Tipp: Speichern Sie Ihre Datei in der Cloud ab, damit Sie stets Zugriff darauf haben: Datei -> Speichern unter -> Cloud -> Documents. Wir benennen unsere Datei "calctest". Standardmäßig wird die Datei im „.ods“-Format (Open Document Spreadsheet) abgespeichert. Mit Klick auf "Dateityp" kann zwischen mehreren Dateiendungen gewählt werden, u.a. auch CSV (Comma Separated Values), welches sich besonders für den Import in phpMyAdmin-Datenbanken eignet. Eine ods-Datei kann auch zu einem späteren Zeitpunkt in eine CSV-Datei umgewandelt werden.

Arbeitsblatt

Ein Arbeitsblatt beruht auf einem Koordinatensystem:

  • Die Spalten liegen auf der x-Achse und werden durch die Buchstaben A-Z (mit Wiederholungen, also AA, BB etc.) gekennzeichnet.
  • Die Zeilen liegen auf der y-Achse und werden mit den Ziffern 1 bis 1048576 durchnummeriert.
  • Die Kreuzungspunkte von Zeilen und Spalten werden als Zellen benannt.
  • Jede Zelle hat durch das Koordinatensystem eine eindeutige Adresse, z.B. "A1" oder "F26" (= Zellenbezugsystem).


Zentraler Unterschied zu Datenbankentwicklungssoftware wie Microsoft Access/LibreOffice Base: Abgesehen von seiner bezeichnenden Funktion hat der Name einer Zelle keine Aussagekraft. Es gibt keinen Primärschlüssel, die Zeilennummerierung ist variabel. Werden Spalten oder Zeilen gelöscht, so hat dies keine Auswirkung auf die Struktur.

Bearbeitungsleiste und Namenfeld

Das Tabellenfeld wird am oberen Rand durch die Bearbeitungsleiste begrenzt. Dort befindet sich das Namenfeld. Dieses zeigt die aktive Zelle an, d.h. die Zelle, in der sich der Cursor gerade befindet. Durch die Eingabe eines Zellbezugs (z.B. „C15“) springt der Cursor in die gewünschte Zelle. Möchten sie eine Zelle mit einem Namen versehen, so aktivieren Sie das Namenfeld mit einem Doppelklick und geben Sie den gewünschten Namen ein. Über den Reiter neben dem Namenfeld können Sie ab sofort immer direkt zu dem benannten Feld springen. Dies ermöglicht ein bequemes Navigieren durch größere Datensammlungen.

Eingabezeile

Neben dem Namenfeld befindet sich die Eingabezeile zur Eingabe von Funktionen. Die Zeile zeigt den Inhalt der aktiven Zelle an, also einen Wert (Zahl, Text) oder eine Berechnung (Funktion). Über den Reiter rechts der Eingabezeile lässt sich diese aufklappen. Dies ist sinnvoll bei der Eingabe längerer Funktionen. Auf die Icons neben der Eingabezeile werden wir bei den Funktionen zurückkommen.

Statusleiste

Wenden wir uns nun dem unteren Ende der Anzeige zu. Dort befindet sich die sogenannte Statusleiste. Die verschiedenen, mehr oder weniger nützliche Hinweisen zum aktuellen Programmstatus aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf das entsprechende Feld. Diese sind im Einzelnen (von links nach rechts):

  • Navigator: Navigieren u.a. zwischen einzelnen Arbeitsblättern
  • Seitenvorlage: „Standard“ – von Änderungen wird abgeraten
  • Funktionsfeld: Rechtsklick zur Auswahl von Standard-Rechenoperationen, z.B. Mittelwert, Summe, Anzahl etc. – markiert man mehrere Zellen im Arbeitsblatt, so wird hier automatisch das Ergebnis der aktuell angewählten Operation angezeigt.
Beispiel Mittelwert: gibt man in die Zellen B3, B4, B5 folgende Zahlenwerte ein: 5, 6, 7 und markiert diese Zellen im Anschluss, so wird im Funktionsfeld "Mittelwert = 6" angezeigt)
  • Zoomregler und "Maßstab&Ansichtslayout" zur Änderung der Ansicht


Menü, Kontextmenü und Tastenkürzel

Das Menüband umfasst folgende Reiter:
Datei – Bearbeiten – Ansicht – Einfügen – Format – Extras – Daten – Fenster – Hilfe

Die meisten bzw. wichtigsten Befehle, die sich hinter den einzelnen Reitern verbergen, können bequem mit der Maus oder über Tastenkürzel (Shortcuts) ausgeführt werden. Die wichtigsten Shortcuts, die Sie kennen sollten[A 1]:

Tastenkürzel Funktion
Strg A Alles markieren[A 2]
Strg C Kopieren
Strg X Ausschneiden
Strg V Einfügen
Strg Z Rückgängig
Strg Y Wiederherstellen
Strg F Suchen
Strg H Ersetzen
Strg S Speichern
Strg O Öffnen
Strg Mausrad Ansicht vergrößern bzw. verkleinern

Hinzu kommt das Kontextmenü, welches sich durch Rechtsklick auf eine Zelle öffnet. Dort sind einige zentrale Befehle zu finden, z.B. Zellen einfügen, Zellen löschen, Inhalte löschen. Auch können Kommentare erstellt werden, die anschließend als rotes Dreieck in der rechten oberen Ecke einer Zelle angezeigt werden; beim Überfahren mit dem Cursor wird der Kommentar angezeigt.

Navigation im Arbeitsblatt

Taste(nkombination) Funktion
Enter Zelle darunter
Umschalt Enter Zelle darüber
Tab Zelle rechts daneben
Umschalt Tab Zelle links daneben
Bild Auf/Ab Sprung um eine Bildschirmseite nach oben/unten
Strg → Sprung zur Begrenzung der x-Achse (= Spalte "AMJ")
Strg ← Sprung zurück zur ersten Spalte der x-Achse ("A")
Strg ↑ Sprung zur Begrenzung der y-Achse (= Zeile 1048576)
Strg ↓ Sprung zurück zur ersten Zeile der y-Achse (1)[A 3]


Zellen markieren

Um eine Spalte komplett zu markieren klickt man auf den entsprechenden Spaltenkopf auf der x-Achse. Selbiges gilt für das Markieren einer Zeile durch Anklicken des Zeilenkopfes. Ein Rechtsklick öffnet das zugehörige Kontextmenü. Dort lassen sich u.a. Spalten einfügen oder die markierte Spalte löschen.
Zellen können entweder mit der Maus oder über die Tastatur markiert werden:

Maus

Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste den Cursor über den gewünschten Zellbereich. Sofern nur einzelne, nicht zusammenhängende Zellen markiert werden sollen, klicken Sie die einzelnen Zellen bei gedrückter Strg-Taste an.

Tastatur
  • Shift+Umschalt+Pfeiltasten – beliebige Auswahl
  • Strg+Shift+Pos1 – markiert wird der Bereich ab der Cursorposition bis zur Zelle A1
  • Strg+Shift+Ende – markiert wird der Bereich ab der Cursorposition zu der untersten, mit Inhalt gefüllten Zelle


Dateneingabe im Arbeitsblatt

Die Zellen im Arbeitsblatt dienen zur Eingabe von Daten. Mit den eingegebenen Werten können Berechnungen vorgenommen werden. Prinzipiell gilt:

  • Spalten entsprechen den Variablen (z.B. Merkmale), die Zeilen den Untersuchungseinheiten (z.B. Personen).
  • Zahlen bzw. Werte, die für Berechnungen in Frage kommen, werden rechtsbündig, Text dagegen linksbündig in der Zelle ausgegeben.
  • Drücken Sie Esc, um eine Dateneingabe abzubrechen.
  • Drücken Sie F2 oder per Doppelklick in eine Zelle, um ihren Inhalt zu bearbeiten


Ausfüllfunktion – Datenreihen automatisch erstellen

Mit Hilfe der Ausfüllfunktion können automatisch Aufzählungen generiert werden. Nehmen wir an, in der Zelle C1 befindet sich die Zahl 1:

  1. Klicken Sie auf die Zelle. Es erscheint ein schwarzes Kästchen im rechten unteren Eck.
  2. Fahren Sie über dieses Kästchen, so wechselt der Cursor die Form zu einem Kreuz.
  3. Klicken Sie mit der linken Maustaste das Kästchen an und ziehen es nach unten auf.
  4. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint eine, von 1 aufsteigende Zahlenreihe (1,2,3,4,5 etc.).

⇔ Markieren Sie dagegen zwei untereinander liegende Zellen selben Inhalts (z.B. 1,1) und ziehen diese auf, so wird die Zahl 1 in die darunterliegenden Zellen kopiert.

Ausfülloptionen beim Kopieren von Daten

Standardmäßig werden beim Kopieren sowohl die Daten als auch die ihnen zugrundeliegenden Funktionen kopiert. Möchte man jedoch nur die Daten als Werte ohne Funktionen kopieren, so wählt man mit einem Rechtsklick an der gewünschten Stelle im Kontextmenü "Inhalte einfügen aus" aus und bestätigt mit OK[A 4].


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Anmerkungen

  1. Diese Tastenkombinationen gelten für sämtliche Microsoft Office bzw. LibreOffice Programme!
  2. Alternativ kann in das Feld zwischen A und 1 geklickt werden.
  3. Der äußerste Zellenbezug, der in Calc definiert werden kann, ist demnach "AMJ 1048576".
  4. Hier werden Benutzer der Auto-Ausfüllfunktion von Microsoft Excel etwas gefordert.